Manual de Cobrança do Sistema CFMV/CRMVs

Abertura

Apresentação

Prezados(as) Colaboradores(as) do Sistema CFMV/CRMVs,

O fortalecimento do Sistema é resultado direto do compromisso, da competência e da dedicação de cada profissional que atua diariamente nos Conselhos Regionais. É com esse espírito de colaboração e propósito comum que apresentamos o Manual de Cobrança do Sistema CFMV/CRMVs.

Este manual nasce de um esforço coletivo voltado para o aprimoramento contínuo da gestão da cobrança do Sistema CFMV/CRMVs. Ele representa mais do que a padronização de procedimentos: representa um avanço na forma como organizamos as ações, compartilhamos boas práticas e fortalecemos a eficiência institucional em todo o país.

A gestão de cobranças é uma atividade estratégica para o Sistema. Por meio dela, assegura-se os recursos necessários para que os Regionais possam cumprir sua missão institucional: fortalecer a Medicina Veterinária, valorizar os profissionais e ampliar a capacidade de fiscalização e orientação à sociedade. Cada processo bem conduzido, cada ação estruturada e cada decisão tomada com base em boas práticas contribui diretamente para a solidez e a credibilidade do nosso trabalho.

Este manual foi desenvolvido para ser um instrumento de apoio, orientação e confiança no seu trabalho. Ele reúne diretrizes que promovem maior alinhamento entre os Conselhos Regionais, ao mesmo tempo em que respeita as particularidades e realidades de cada região. Ao estabelecer uma base comum de atuação, são criadas condições para um Sistema mais integrado, transparente e eficiente.

Porém, nenhum manual produz resultados sozinho. São as pessoas que fazem a diferença. São vocês, colaboradores comprometidos com a missão institucional, que transformam orientações em práticas, processos em resultados e desafios em oportunidades de melhoria.

Cada um que utiliza este manual torna-se protagonista na construção de um Sistema mais forte, moderno e preparado para os desafios do presente e do futuro e voltado para a excelência na prestação de serviços à sociedade.

Convidamos todos a utilizar este material como uma ferramenta de crescimento e aprimoramento profissional. Que ele seja um aliado no cotidiano de trabalho, fortalecendo decisões, organizando processos e impulsionando resultados positivos para todo o Sistema.

Juntos, seguimos construindo uma instituição cada vez mais sólida, eficiente e comprometida com o desenvolvimento da Medicina Veterinária no Brasil.

O Manual perpassa não só pela busca de soluções e uma forma padronizada, mas estimula cada colaborador no uso de ferramentas que propiciem resultados eficientes assim como estimula o uso de ferramentas como as de tecnologia cognitiva, para a automação de tarefas rotineiras, com a aplicação de inteligência digital. Faça um bom proveito e esperamos sua contribuição contínua para o melhoramento do manual e de nossas ações.

Atenciosamente,

Grupo de Elaboração do Manual de Cobrança do Sistema CFMV/CRMVs

Abertura

Introdução

Este Manual de Cobrança foi elaborado seguindo o que determina o art. 24, §3º da Resolução CFMV nº 1678/2025, com o propósito de ser um guia prático e abrangente para todos os colaboradores envolvidos nos processos de gestão e recuperação de créditos no Sistema CFMV/CRMVs.

Compreendemos que a realidade dos Conselhos Regionais pode variar significativamente, desde estruturas mais robustas em grandes centros urbanos até regionais com limitações consideráveis em termos de recursos tecnológicos e de pessoal. Este manual foi concebido para ser aplicável nacionalmente, oferecendo diretrizes flexíveis e adaptáveis.

O objetivo principal é padronizar e otimizar os processos de cobrança, tanto na esfera extrajudicial quanto judicial, garantindo que as ações sejam conduzidas de forma ética, transparente e eficiente.

Ao longo deste manual, você encontrará orientações sobre como identificar e notificar débitos, como conduzir processos de impugnação e recurso, e, principalmente, como aplicar estratégias de cobrança administrativa que priorizam a negociação e a recuperação amigável, minimizando a necessidade de ações judiciais. Também serão apresentadas soluções tecnológicas de baixo custo e dicas para otimizar o trabalho com equipes reduzidas, garantindo que, independentemente do porte ou da estrutura do seu regional, as diretrizes aqui contidas possam ser implementadas com sucesso, além de reconhecer a cobrança como atividade imprescindível ao Sistema, proporcionando a valorização dos colaboradores atuantes nessa área.

Com este manual, o CFMV reafirma seu compromisso em apoiar os CRMVs, fornecendo as ferramentas necessárias para uma gestão de cobrança eficiente e sustentável, essencial para o cumprimento de sua missão institucional.

Capítulo 1

Aspectos gerais da cobrança no Sistema CFMV/CRMVs

1.1. Base legal

As diretrizes para a cobrança dos créditos são estabelecidas principalmente pela Resolução CFMV nº 1678/2025, em conjunto com a Lei nº 5.517/1968 (competência do CFMV) e a Lei nº 12.514/2011.

• Resolução CFMV nº 1678/2025 — dispõe sobre a recuperação de créditos no âmbito do Sistema CFMV/CRMVs.
• Resolução CFMV nº 1120/2016 — normatiza procedimentos para recuperação de créditos de anuidades, multas, taxas e emolumentos.
• Resolução CFMV nº 1102/2015 — altera a Resolução nº 867/2007.
• Resolução CFMV nº 1005/2012 — procedimentos para créditos já ajuizados.
• Resolução CFMV nº 867/2007 — disciplina o pagamento de anuidades, taxas e emolumentos.
• Resolução CNJ nº 547/2024 — medidas de tratamento racional e eficiente das execuções fiscais.
• Lei nº 5.517/1968 — exercício da profissão de médico-veterinário; cria os Conselhos Federal e Regionais.
• Lei nº 12.514/2011 — contribuições devidas aos conselhos profissionais.
• Lei nº 6.830/1980 — cobrança judicial da Dívida Ativa da Fazenda Pública (LEF).
• Lei nº 9.492/1997 — protesto de títulos e outros documentos de dívida.
• Lei nº 5.172/1966 — Código Tributário Nacional.
• Lei nº 10.522/2002 — Cadastro Informativo de créditos não quitados (CADIN).

1.2. Tipos de créditos

1.2.1. Créditos tributários

São as anuidades devidas pelos profissionais e pessoas jurídicas inscritas nos CRMVs, com atualização monetária e multa por mora nos termos da Resolução CFMV nº 1.678/2025.

1.2.2. Créditos não tributários

• Multa por infração: descumprimento de obrigações do Código de Ética ou de resoluções.
• Multa eleitoral: não comparecimento em processos eleitorais.
• Outros créditos: taxas e emolumentos sem natureza tributária.

1.3. Fato gerador

Anuidades (tributárias): existência de inscrição/registro no CRMV — independe do exercício efetivo da profissão (art. 5º da Lei nº 12.514/2011).

Multas (não tributárias): o descumprimento da obrigação prevista em lei (infração ética, ausência de documentos, ausência em eleições).

1.4. Princípios da cobrança

• Legalidade — conformidade com a Resolução CFMV nº 1678/2025 e o CTN.
• Transparência — o devedor deve conhecer claramente valor, acréscimos e prazos.
• Eficiência — maximizar a recuperação no menor tempo e custo possíveis.
• Respeito ao devedor — vedada a cobrança vexatória ou abusiva.
• Proatividade — antecipar-se à inadimplência.
• Razoabilidade e proporcionalidade — parcelamentos adequados à capacidade de pagamento.
• Resolutividade — foco estratégico na recuperação, evitando confrontos.

Capítulo 2

O processo de lançamento e notificação

2.1. Constituição do crédito

Ocorre por procedimento administrativo de lançamento: verificação do fato gerador, identificação do sujeito passivo e cálculo do montante devido. Para créditos tributários o lançamento é ato vinculado e obrigatório.

2.2. Notificação do lançamento

Ato pelo qual o CRMV comunica ao sujeito passivo a existência do débito, valor, origem, prazos para pagamento e opções de defesa (impugnação).

2.3. Conteúdo da notificação

Deve seguir o modelo oficial do anexo I da Resolução CFMV nº 1678/2025, indicando obrigatoriamente os prazos para impugnação ou pagamento.

2.4. Meios de notificação

1. Domicílio Tributário Eletrônico (DT-e) — meio prioritário, mais eficiente e seguro.
2. Postal com AR — alternativa quando o devedor não usa DT-e.
3. Pessoalmente — entrega por colaborador do CRMV, com registro de data e local.
4. Edital no DOU — último recurso, para devedor em local incerto e não sabido. Sem ordem sequencial obrigatória entre as modalidades excepcionais.

2.5. Prazos

Prazos contínuos (incluem sábados, domingos e feriados); excluem o dia de início e incluem o de vencimento.

• Início no primeiro dia útil seguinte ao da notificação.
• Prazos só se iniciam/vencem em dia de expediente normal.
• Prorrogação excepcional só mediante Resolução específica do CFMV.

Capítulo 3

Impugnação e recurso voluntário

3.1 – 3.3. Direito de defesa, procedimento e prazo

A impugnação é a primeira oportunidade formal de contestar o lançamento, iniciando a fase litigiosa. ⏱ prazo: 30 dias contínuos contados da notificação.

Possui efeito suspensivo: a exigibilidade do crédito fica suspensa durante a análise.

Deve conter: autoridade julgadora, identificação do impugnante, número da notificação, motivos de fato e de direito, diligências pretendidas, informação sobre ação judicial paralela, e pedido final com assinatura.

3.4. Canais de apresentação

• Endereço eletrônico indicado na notificação;
• Protocolo presencial na sede/delegacias regionais;
• Via postal com AR.

3.5. Tempestividade

Considera-se apresentada: na data do envio (eletrônico), na data/horário do protocolo (presencial) ou na data da postagem (correio). Justa causa comprovada permite novo prazo.

3.6. Julgamento em 1ª instância

Compete ao Presidente do CRMV (delegável à Diretoria Executiva) julgar a impugnação em primeira instância.

3.7. Recurso voluntário

⏱ prazo: 30 dias contínuos da ciência da decisão de 1ª instância. Efeito suspensivo mantido. Não cabe pedido de reconsideração. Julgamento pelo Plenário do CRMV.

3.8. Decisões definitivas

Tornam-se definitivas: (a) quando esgotado o prazo de recurso sem interposição; ou (b) pela decisão do Plenário. A partir daí o crédito é considerado líquido, certo e exigível.

Capítulo 4

Cobrança administrativa

4.1. Estrutura do Setor de Cobrança

Mesmo com poucos recursos, é possível estruturar um setor eficaz: pessoa designada (ainda que acumule funções), espaço para negociações privadas e recursos básicos (telefone, computador, internet).

Canais de comunicação: telefone dedicado, e-mail institucional (ex: cobranca@crmvxx.gov.br), WhatsApp Business, atendimento presencial e agendamento de contatos.

4.2. Ações de cobrança proativas

Comunicação preventiva: lembretes de vencimento com periodicidade semanal (não diária). Para a anuidade do exercício, intensificar de janeiro a maio.

Comunicação de crédito vencido: a partir da primeira semana de junho, oferecendo redução de juros/multa (nos limites das normas) e parcelamento.

4.2.3. Acompanhamento do vencimento via sistema — três pilares

4.3. Mutirões de negociação

Ações concentradas com metas claras, período e local definidos, equipe mobilizada e observância estrita às normas vigentes — vedado conceder benefício fora do que a Resolução autoriza.

4.4. Localização de devedores

Convênios com empresas de consulta de dados (ex: SPC/Serasa, respeitando a LGPD) e bancos de dados públicos (tribunais, juntas comerciais).

4.5. Registro e controle

Registro detalhado de cada contato é essencial para histórico, transparência, auditoria e segurança jurídica. Alternativas simples: planilhas eletrônicas (Google Sheets/Excel) com colunas padronizadas, e pastas digitais organizadas por devedor.

Capítulo 5

Dívida ativa e cobrança extrajudicial

5.1. Inscrição em dívida ativa

Antes da inscrição, o CRMV deve comunicar o devedor oferecendo redução de juros/correções e parcelamento, com canais mínimos de e-mail e telefone.

⏱ 30 a 90 dias de prazo para regularização antes da inscrição. ⏱ até 24 meses após o vencimento para efetivar a inscrição em dívida ativa.

5.2. Papel da Procuradoria Jurídica

Cabe à Procuradoria examinar certeza, liquidez e exigibilidade antes da inscrição. Fluxo de trabalho deve ser normatizado por Portaria própria de cada Regional.

5.3. Verificação cadastral e responsabilidade de sócios

5.4 – 5.9. Corresponsáveis, créditos não inscritíveis, termo, CDA e honorários

Inclusão de corresponsáveis exige manifestação jurídica fundamentada (art. 135 CTN), decisão formal e direito de recurso ao Plenário ⏱ 10 dias úteis.

Não são inscritos créditos com matéria decidida favoravelmente ao contribuinte por STF/STJ.

Honorários advocatícios: 20% sobre o valor inscrito em Dívida Ativa; reduzidos a 10% se pago antes do ajuizamento ou por adesão a programa de regularização.

5.10. Cobrança extrajudicial

Protesto extrajudicial

Ato formal amparado pela Lei nº 9.492/1997. Encaminhamento obrigatório ao protesto ou CADIN em até 24 meses da inscrição. Convênio prioritário com o IEPTB (geralmente sem custo, via CFMV).

Registro no CADIN

Gerido pela PGFN. Valor mínimo de R$ 1.000,00. Sem custo para o CRMV ou devedor. Suspensão em até 5 dias úteis após parcelamento; baixa em até 5 dias úteis após quitação.

Inscrição em órgãos de proteção ao crédito

Condicionada à notificação prévia. Permanência limitada a 5 anos.

Reclamação Pré-Processual

Procedimento na Justiça Federal (CEJUSC) para conciliação antes da execução fiscal — pagamento à vista, parcelamento ou confissão de dívida, com homologação judicial constituindo título executivo.

Capítulo 6

Cobrança judicial

6.1. Da execução fiscal

Último recurso para recuperação do crédito. Condicionada, pela Resolução CNJ nº 547/2024, ao prévio esgotamento das medidas administrativas (CADIN e/ou protesto).

Créditos da Lei nº 12.514/2011 não serão executados judicialmente quando o valor total for inferior a 5x o valor do inciso I do art. 6º da mesma Lei. Também podem deixar de ser cobrados valores irrecuperáveis ou cujo custo supere o valor devido (Resolução CFMV nº 1510/2023).

Qualquer parcelamento/quitação administrativa em curso do processo deve ser comunicado imediatamente à Procuradoria Jurídica.

Capítulo 7

Tecnologia e inovação na cobrança

7.1. Ferramentas de comunicação

7.2. Gestão de dados simplificada

Planilhas (Google Sheets/Excel) com colunas: nome, CPF/CNPJ, valor, vencimento, último contato, meio, resumo, próximo passo, responsável e status. Estrutura de pastas digitais padronizada com backup em nuvem.

7.3. Automação de tarefas simples

Agendamento de e-mails/lembretes (verificando previamente se o crédito segue em aberto) e respostas automáticas no WhatsApp Business para perguntas frequentes.

7.4. Segurança da informação

• Senhas fortes e únicas;
• Acesso restrito por necessidade;
• Backups regulares;
• Conformidade com a LGPD (finalidade específica, armazenamento e descarte seguros);
• Conscientização contínua da equipe.

Capítulo 8

Desenvolvimento e capacitação da equipe

8.1 – 8.2. Técnicas de negociação e perfil do colaborador

1. Comunicação clara e assertiva — linguagem simples, postura firme e respeitosa.
2. Escuta ativa e empatia — compreender as causas reais da inadimplência.
3. Negociação com foco na solução — flexibilidade e criatividade dentro das normas.
4. Profissionalismo e resiliência — postura ética mesmo sob tensão.
5. Organização e disciplina — registros atualizados e prazos cumpridos.
6. Conhecimento da legislação — Resolução CFMV nº 1678/2025, LGPD e correlatas.
7. Foco em resultados com ética — metas sem perder qualidade de atendimento.

8.3. Treinamento contínuo

Cursos, workshops, simulações de atendimento, compartilhamento de melhores práticas, feedback individualizado e atualização normativa. Plataforma gratuita: Integrar CFMV — integrar.cfmv.gov.br.

8.4. Gestão do estresse e bem-estar

Ambiente saudável, pausas regulares, suporte psicológico quando possível, reconhecimento da equipe e comunicação aberta.

Dica: como lidar com objeções comuns

Capítulo 9

Plano de ação de cobrança e monitoramento

9.1. Obrigatoriedade e autonomia

Desenvolvimento permanente de ações sistemáticas de cobrança é obrigatório (art. 2º da Resolução CFMV nº 1678/2025). Cada Regional tem autonomia para estruturar sua estratégia, desde que formalizada em documento oficial.

9.2. Monitoramento e análise de resultados

I. Indicadores de eficiência financeira

II. Indicadores operacionais

III. Cobrança extrajudicial e judicial

Capítulo 10

Conceitos — Glossário

Use a busca no topo da página para localizar rapidamente qualquer termo abaixo.

Acréscimos legais

Valores adicionais de multa e juros por atraso sobre anuidades e multas.

Adimplência

Situação de regularidade quanto às obrigações financeiras junto aos CRMVs.

Anuidade

Quantia paga anualmente pelos inscritos no Sistema CFMV/CRMVs.

Arquivo de retorno bancário

Arquivo eletrônico que reúne os valores creditados, enviado pela(s) instituição(ões) bancária(s) conveniada(s) aos CRMVs.

Atualização monetária

Correção mensal pela taxa SELIC, nos termos da Resolução CFMV nº 1.678/2025.

Bloqueio provisório de bens

Indisponibilidade de contas, veículos ou imóveis por decisão judicial.

Boleto bancário

Documento para quitação de anuidade, multa, taxas e emolumentos.

CADIN

Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal, gerido pela PGFN.

Carta precatória

Instrumento para cumprir atos judiciais fora da jurisdição do juízo de origem.

Certidão de Dívida Ativa (CDA)

Título executivo extrajudicial que evidencia a dívida.

Crédito não tributário

Obrigações financeiras que não se enquadram na definição de tributo.

Custas judiciais

Gastos de processo judicial previstos em lei.

Dívida ativa

Registro de créditos não quitados no prazo legal, com presunção de certeza, liquidez e exigibilidade.

Domicílio Tributário Eletrônico (DT-e)

Plataforma digital para envio de correspondências oficiais.

Edital de Notificação

Comunicação via DOU e site do CRMV a devedores não localizados.

Execução fiscal

Ação judicial para cobrança de créditos em Dívida Ativa, após esgotadas as medidas extrajudiciais.

Extinção do processo de execução fiscal

Término definitivo do processo judicial, seja pelo cumprimento do pagamento ou por decisão proferida pelo juiz.

Foro competente

Jurisdição territorial em que a execução fiscal pode ou deve ser iniciada.

Fato gerador

Evento que dá origem à obrigação tributária ou não tributária.

Honorários advocatícios

Obrigação legal de 10% a 20%, conforme o art. 36 da Resolução CFMV nº 1.678/2025.

Impugnação

Contestação inicial do crédito, em até 30 dias da notificação.

Inadimplência

Situação de descumprimento das obrigações financeiras.

Inscrição em dívida ativa

Processo administrativo pelo qual o débito e a identificação do devedor são registrados na Dívida Ativa no CRMV, por meio de anotação em livro específico.

Multa de mora

Penalidade percentual sobre o crédito não pago até o vencimento.

Multa eleitoral

Situação jurídica que caracteriza a ausência injustificada do eleitor ao pleito, conforme previsto no art. 14, §2º, da Lei nº 5.517/1968.

Multa por infração disciplinar

Sanção de caráter pecuniário e disciplinar aplicada aos inscritos em razão de irregularidades cometidas no exercício da profissão ou em suas atividades.

Mutirão de negociação

Ações intensivas para facilitar a quitação de créditos vencidos.

Notificação do Lançamento

Comunicação oficial que informa sobre a constituição do crédito, detalhando seu valor, origem e os prazos disponíveis para pagamento ou apresentação de impugnação.

Notificação para Inscrição em Dívida Ativa

Documento que comunica o devedor sobre a existência do débito, estabelecendo prazo para sua regularização, sob risco de inscrição em Dívida Ativa e posterior cobrança extrajudicial e judicial.

Pessoa física

Médicos-veterinários e zootecnistas inscritos nos CRMVs.

Pessoa jurídica

Empresas registradas nos CRMVs.

Petição Inicial de Execução Fiscal

Documento apresentado ao juiz competente, por meio do qual se inicia a ação de execução fiscal.

Prescrição

Perda do direito de exigir o crédito pelo decurso do tempo.

Prescrição intercorrente

Ocorre quando a execução fiscal fica paralisada por longo período sem atos necessários.

Processo administrativo de cobrança

Conjunto de procedimentos e atos formais destinados a comprovar o lançamento do crédito e caracterizar a inadimplência, com vistas às cobranças extrajudiciais e às judiciais.

Protesto

Ato formal em cartório para comprovar a inadimplência (Lei nº 9.492/1997).

Reclamação pré-processual

Procedimento simplificado e gratuito de conciliação antes da ação judicial.

Recurso voluntário

Recurso ao Plenário do CRMV, em 30 dias, contra decisão de 1ª instância.

Renajud

Sistema para restringir/bloquear veículos de devedores por ordem judicial.

SerasaJud

Integração entre o Judiciário e a Serasa Experian para restrições de crédito.

Sisbajud

Sistema do Banco Central para bloquear/desbloquear valores em contas por ordem judicial.

Suspensão do processo de execução fiscal

Interrupção temporária de um processo judicial em decorrência de um acordo. O processo permanece em pausa, sem ser encerrado, aguardando o cumprimento do prazo estabelecido, podendo ser retomado caso o acordo não seja cumprido.

Termo de Inscrição em Dívida Ativa

Instrumento que registra débito e devedor na Dívida Ativa.

Valor bloqueado

Recursos congelados via Sisbajud até decisão do processo.

Fechamento

Conclusão

A cobrança de anuidades e multas não é apenas uma questão burocrática; é um pilar fundamental para a sustentabilidade financeira do Sistema CFMV/CRMVs, permitindo cumprir a missão institucional de fiscalizar, orientar e valorizar a Medicina Veterinária e a Zootecnia.

Proatividade, transparência e respeito no relacionamento com os devedores aumentam as chances de recuperação e preservam o vínculo com os inscritos. Mesmo com recursos limitados, criatividade, organização e capacitação da equipe geram resultados expressivos.

Anexos

Modelos, calendários e fluxogramas

Anexo I — Modelo de impugnação

Anexo II — Textos para lembretes de vencimento

Anexo III — Calendário de lembretes (janeiro a maio)

Anexo IV — Calendário de cobrança (junho a dezembro)

Anexo V — Notificação extrajudicial (pessoa física)

Anexo VI — Notificação extrajudicial (pessoa jurídica e corresponsáveis)

Anexo VII — Edital de notificação (dívida ativa)

Anexos VIII e IX — Fluxogramas de créditos tributários e não tributários

Anexo VIII (créditos tributários): fluxograma com as etapas Lançamento → Cobrança Administrativa → Dívida Ativa → Cobrança Extrajudicial → Cobrança Judicial, organizado em raias por responsável (CFMV, Setor de Cobrança, Terceiros, Jurídico).

Anexo IX (créditos não tributários): fluxograma com as etapas Administrativo/Multa → Dívida Ativa → Cobrança, organizado em raias por responsável (Setor Responsável, Jurídico, Cobrança).

Anexo X — O caminho da recuperação de crédito (linha do tempo)